Procesmodellering en kennisverlies

Een collega vertrekt en jij mag alle taken overnemen. Waar moet je beginnen? Kennisverlies is een veelvoorkomend probleem bij publieke organisaties. Het resultaat? Onnodig tijdverlies, onnodige fouten en vooral heel veel frustratie. De oplossing is eigenlijk vrij eenvoudig. Met procesmodellering breng je processen in kaart waardoor je makkelijk en snel kennis kan overdragen en zo dus behouden in de organisatie.

Kennisverlies in publieke organisaties

Kennisverlies is een veelvoorkomend probleem in publieke organisaties. Ondanks dat de uitstroom binnen gemeenten licht gedaald is, wordt verwacht dat in de aankomende 4 tot 5 jaar 17% van het personeel binnen gemeenten uitstroomt. De uitstroom bestaat vooral uit ervaren medewerkers die de pensioensleeftijd bereiken. Bij hun vertrek nemen zij veel waardevolle kennis mee uit de organisatie. Als deze kennis niet goed geborgd is en de vertrekkende collega zijn of haar beschikbare kennis niet volledig heeft doorgegeven aan de collega's dan heeft dit als gevolg:

  • Inefficiëntie in de organisatie door onnodige handelingen;
  • Verminderde productiviteit in de organisatie doordat processen opnieuw ontdekt moeten worden;
  • Afname van snelheid doordat iedere stap uitgedacht moet worden.

Gebrekkige kennisoverdracht zorgt dus voor verlies van tijd en geld voor de organisatie. Om het verlies van kennis te beperken zijn er meerdere maatregelen mogelijk. Zo kan gebruik gemaakt worden van een HRM kennissysteem. Echter, de belangrijkste maatregel is het goed vastleggen van processen in de organisatie: procesmodellering. 

Wat is nu precies een procesmodel?

Een procesmodel bestaat in essentie uit twee onderdelen. Ten eerste heb je het proces zelf, bestaande uit de uit te voeren activiteiten, ofwel de processtappen, de performance metrics, de proces controls en de input en output. Ten tweede heb je procesmanagement. Procesmanagement gaat over de beheersing van het proces en omvat de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces, de proces governance en de methoden om risico's in het proces te managen. 

Naast het proces zelf zijn er ook externe en interne factoren die invloed hebben op het procesmodel waar rekening mee gehouden dient te worden bij het optimaal inrichten van een proces. Bij externe factoren kan je bijvoorbeeld denken aan de behoeften vanuit de inwoners, standaarden binnen publieke organisaties en algemene wetten en regelgevingen. Bij interne factoren gaat het vooral om bijvoorbeeld de hoeveelheid tijd en geld die beschikbaar is.

Hoe zorg je er nu voor dat processen goed geregeld zijn?

De eerste stap is het identificeren van het proces. Het doel moet vastgesteld zijn, de scope moet bepaald worden en bijbehorende methodes en middelen moeten vastgesteld worden. Zodra het proces is geïdentificeerd kan het verder uitgewerkt worden in de ontdekkingsfase. Tijdens deze stap wordt het proces verder vormgegeven en wordt bijvoorbeeld bepaald waar het proces moet beginnen en eindigen, hoe het proces er momenteel uitziet, welke input nodig is en wat de doorlooptijd van het proces is. Vervolgens wordt in de laatste stap, de ontwerpfase, het proces tot in detail uitgewerkt: De processtappen die nodig zijn om de gewenste output te behalen worden in kaart gebracht, de verantwoordelijkheden van iedere processtap wordt vastgesteld in een RACI model, en alle rollen, verantwoordelijkheden en afspraken worden gedocumenteerd in een procesmanagement document.

Als deze stappen zijn doorlopen dan heb je het proces goed gemodelleerd. Dankzij deze procesmodellering worden de te verrichten werkzaamheden gestandaardiseerd en gedocumenteerd waardoor kennis gewaarborgd blijft binnen de organisatie. Hierdoor kunnen de genoemde gevolgen bij uitval of vertrek van een collega beperkt worden.

Uitgelicht project - Gemeente Midden-Delfland

Onze student consultants ondersteunen de gemeente Midden-Delfland bij het verbeteren van haar operationele efficiëntie en financiële beleidsmogelijkheden door het in kaart brengen en optimaliseren van processen, waaronder de processen met betrekking tot contractmanagement en legesbelastingen. Ze werken nauw samen met de afdeling financiën en beleid, voeren zelfstandig onderzoeken uit en leveren verbeteringsvoorstellen op basis van onze analyses.

Lees de hele case
Gemeente Midden Delfland
Consultancy

Wij nemen de regie over projecten om vraagstukken van organisaties te beantwoorden. Wij stellen een plan van aanpak op en voeren het project zelfstandig uit. Zo brengen wij bijvoorbeeld zelfstandig processen in kaart voor jouw organisatie.

Consultancy as a service

Wij stellen de actuele academische kennis van onze student consultants beschikbaar op een as-needed basis. Ben jij zelf bijvoorbeeld al bezig met het in kaart brengen van processen maar kan je wel wat extra capaciteit gebruiken? Wij staan voor je klaar.

Wat wij doen

Ons team van student consultants bestaat uit diverse disciplines, wat het mogelijk maakt om hoogwaardig advies te kunnen bieden aan publieke organisaties als gemeentes en provincies. Wij bieden consultancy en consultancy as a service aan, waardoor wij flexibel kunnen inspelen op jouw specifieke wensen en eisen.

Meer dan 100 organisaties zijn al voorgegaan!

0

Ambitieuze studenten

0

Afgeronde Projecten

0

Alumni

Student Consultant Mathijs Krol

Daag ons uit

Heb jij een uitdagend vraagstuk of project waar je het scherpe en vernieuwende perspectief van onze student consultants op los wilt laten? Of heb jij behoefte aan energieke student consultants om jouw projecten extra capaciteit te geven? Neem contact met ons op en dan kijken we samen hoe we jouw vraagstuk kunnen beantwoorden!

Uitdagen
Inschrijven nieuwsbrief