Cogas is het regionale netwerkbedrijf in een groot deel van Twente en de Sallandse gemeente Hardenberg. Ze zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de aanleg, het onderhoud en het beheer van de netwerken voor gas, elektriciteit, (duurzame) warmte en telecommunicatie. Cogas is continu bezig met het optimaliseren van processen om een zo goed mogelijke dienst met de beste kwaliteit te kunnen leveren aan klanten. Accuraat inzicht in de voortgang van projecten is een vereiste om strategische beslissingen te maken voor de continuïteit en uitbreiding van het bedrijf.   

Vraag 

Cogas hield de voortgang van projecten voornamelijk bij op basis van financiële gegevens. Daarnaast waren er rapportages op aantallen, maar deze waren niet gekoppeld aan de financiële gegevens.  Ze merkten dat er hierdoor geen volledig beeld was van de voortgang van een project, aangezien er aanbetalingen en kosten gemaakt worden voordat taken worden uitgevoerd. Hierdoor lijkt het mogelijk alsof een project in een verder stadium is terwijl het project in de praktijk nog in de startblokken staat. De vraag van Cogas was daarom of Student Consultant de financiële gegevens kon koppelen aan asset data om inzicht te krijgen in projectvoortgang op strategisch niveau. De wens van Cogas was om dit in de vorm van een dashboard weer te geven.   

Onze aanpak  

Onze student consultants begonnen met het opstellen van een projectplan. Hier werden de deliverables, activiteiten, stakeholders, risico’s en mitigerende maatregelen in kaart gebracht. Om het dashboard op te stellen zijn gestructureerde en betrouwbare datasets nodig. Student Consultant heeft hiervoor een data assessment uitgevoerd om de relevante datasets in kaart te brengen en te beoordelen, zodat de data die uiteindelijk in het dashboard wordt weergegeven ook daadwerkelijk klopt. Vervolgens heeft Student Consultant een dummy dashboard opgesteld om de gewenste situatie in kaart te brengen. Aan de hand van dit dummy dashboard werd duidelijk welke visualisaties gewenst waren. Hierna is een eerste versie van het functionele dashboard met behulp van PowerBI opgesteld. Het dashboard kon echter nog niet volledig opgesteld worden vanwege beperkingen in beschikbare data. Dit was reeds de verwachting vanuit Cogas. Voor het resterende deel van het dashboard was daarom het doel om obstakels voor het bereiken van de gewenste ideale situatie te identificeren. Hiervoor hebben wij de nodige vervolgstappen voor het bereiken van de gewenste situatie verwerkt in een overdrachts- en adviesrapport.   

Resultaat 

Het kernadvies van dit project is om de geïdentificeerde vervolgstappen op het gebied van project- en assetplanning uit te breiden. Implementatie hiervan leidt tot een volledig functioneel dashboard. Dit advies is gebaseerd op de opbouw van het dashboard, obstakels die hierbij ontdekt werden en discussies met verschillende stakeholders binnen het bedrijf. Een conclusie van het project was daarnaast ook dat voor een succesvolle implementatie van het dashboard in de verschillende lagen binnen de organisatie verdere vervolgstappen nodig zijn.