9-7-2026

Hoe Student Consultant GDB Logistics hielp om groei om te zetten in duidelijke processtructuur

Van mondelinge kennisoverdracht naar schaalbare procesdocumentatie

GDB Logistics is de afgelopen jaren sterk gegroeid. Die groei bracht nieuwe uitdagingen met zich mee. Processen werden dagelijks uitgevoerd door ervaren medewerkers, maar waren nog niet overal gestructureerd vastgelegd. Daardoor waren nieuwe medewerkers vaak afhankelijk van mondelinge uitleg en intensieve begeleiding.

Om groei beheersbaar te houden, ontstond behoefte aan meer overzicht, uniformiteit en overdraagbaarheid. GDB Logistics schakelde Student Consultant in om logistieke processen helder in kaart te brengen en praktisch vast te leggen.

De uitdaging

Bij GDB Logistics zat veel proceskennis in de hoofden van medewerkers. Dat werkte zolang ervaren collega’s beschikbaar waren om uitleg te geven, maar maakte kennisoverdracht kwetsbaar.

Voor nieuwe medewerkers betekende dit dat inwerken veel begeleiding vroeg. Ook waren de afhankelijkheden tussen afdelingen niet altijd direct zichtbaar. Wanneer één processtap vertraging opliep of informatie ontbrak, was de impact op andere afdelingen niet altijd meteen duidelijk.

De uitdaging was daarom niet alleen om processen te beschrijven, maar vooral om kennis toegankelijker te maken voor de organisatie.

De centrale vraag werd:

Hoe leg je dagelijkse werkzaamheden zo vast dat medewerkers processen sneller begrijpen, uniformer uitvoeren en nieuwe collega’s makkelijker kunnen worden ingewerkt?

De aanpak

Student Consultant bracht samen met medewerkers van GDB Logistics de belangrijkste processen stap voor stap in kaart.

Consultant Lode Verboom sloot halverwege het project aan. Voor hem was GDB Logistics zijn eerste project bij Student Consultant. Hij nam de rol van consultant over binnen het team en werkte samen met medewerkers van verschillende afdelingen om processen uit te vragen, te begrijpen en te documenteren.

De aanpak was praktisch. In plaats van vanaf afstand processen te beschrijven, ging Lode met medewerkers zitten om hun dagelijkse werkzaamheden door te nemen.

Daarbij stonden vragen centraal als:

• Welke stappen doorloop je in dit proces?
• Welke informatie heb je nodig?
• Van wie ben je afhankelijk?
• Op welk moment ontstaat vertraging of onduidelijkheid?
• Welke handelingen moet een nieuwe medewerker goed begrijpen?

Door deze gesprekken ontstond niet alleen documentatie, maar ook bewustwording. Medewerkers gingen zelf opnieuw nadenken over wat zij deden, welke informatie zij nodig hadden en waar processen afhankelijk waren van andere afdelingen.

Zoals Lode het omschreef:

“Door samen door processen heen te lopen, stel je vragen die medewerkers zichzelf niet altijd dagelijks stellen.”

De oplossing

Het project resulteerde in een praktische set aan deliverables waarmee GDB Logistics processen beter kan vastleggen, terugvinden en onderhouden.

Student Consultant leverde onder andere op:

• visuele procesflowcharts;
• gekoppelde werkinstructies;
• een centrale interface waarin documentatie makkelijk te vinden is;
• handleidingen voor onderhoud en uitbreiding;
• borgingsdocumentatie voor toekomstig gebruik.

De flowcharts maakten processen visueel inzichtelijk. De werkinstructies gaven verdieping op de stappen in het proces. De centrale omgeving zorgde ervoor dat medewerkers processen en instructies intuïtief konden terugvinden.

Daarmee werd de documentatie niet alleen eenmalig opgeleverd, maar ook bruikbaar gemaakt voor de toekomst.

Het resultaat

Door het project beschikt GDB Logistics over een duidelijkere basis voor kennisoverdracht, onboarding en procesinzicht.

Nieuwe medewerkers kunnen sneller begrijpen hoe processen verlopen en waar zij informatie kunnen vinden. Bestaande medewerkers krijgen meer overzicht in afhankelijkheden tussen afdelingen. En de organisatie heeft een fundament om processen in de toekomst verder uit te breiden, te onderhouden en te verbeteren.

Het project begon met de wens om inwerken makkelijker te maken. Richting het einde zag GDB Logistics ook hoe de documentatie kon dienen als startpunt voor verdere procesverbetering.

Volgens Lode was dat één van de belangrijkste uitkomsten:

“We hebben het startpunt gezet voor verdere procesverbetering.”

De rol van Student Consultant

Wat dit project sterk maakte, was de combinatie van praktische uitvoering, zelfstandigheid en betrokkenheid vanuit GDB Logistics.

Lode werkte als student consultant direct samen met medewerkers en stakeholders binnen de organisatie. Hij haalde informatie op, stelde kritische vragen, werkte processen uit en zorgde dat de documentatie praktisch bruikbaar werd.

Opvallend was dat het werk serieus werd genomen binnen de organisatie. Lode werd zelfs uitgenodigd voor een heidag met managers om mee te denken over een vervolgtraject rondom procesverbetering.

Daarmee laat het project goed zien wat Student Consultant kan betekenen: jonge consultants die met frisse blik, structuur en verantwoordelijkheid bijdragen aan echte organisatievraagstukken.

Een fundament voor verdere groei

Voor GDB Logistics betekende het project meer dan het opleveren van flowcharts en werkinstructies. Het gaf de organisatie een schaalbare basis om kennis beter over te dragen, processen uniformer vast te leggen en toekomstige verbeteringen gestructureerder op te pakken.

Voor Lode was het bovendien een sterk eerste project als student consultant.

Hij kreeg verantwoordelijkheid, werkte direct met medewerkers en managers, en zag hoe zijn bijdrage serieus werd genomen binnen een groeiende logistieke organisatie.

GDB Logistics kreeg meer grip op haar processen. Student Consultant liet zien hoe jonge consultants organisaties kunnen helpen om groei praktisch en gestructureerd te ondersteunen.

Benieuwd naar andere klantcases van Student Consultant? Lees dan eens de Triaspect klantcase over een exploratief onderzoek naar AI of bekijk onze afgeronde projecten per sector.

Benieuwd wat Student Consultant voor jouw organisatie kan betekenen?