9-7-2026

Hoe Student Consultant MTB hielp om proceskennis om te zetten in duidelijke verantwoordelijkheden

Procesdocumentatie als basis voor kennisborging, eigenaarschap en consistente uitvoering

MTB is een sociaal ontwikkelbedrijf dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt begeleidt richting arbeid of maatschappelijke participatie. Tegelijkertijd voert MTB als onderneming opdrachten uit voor klanten uit verschillende sectoren.

Binnen zo’n organisatie komen maatschappelijke impact en operationele uitvoering samen. Juist dan is het belangrijk dat processen duidelijk zijn vastgelegd, verantwoordelijkheden helder zijn en medewerkers weten welke route gevolgd moet worden.

Bij MTB was die processtructuur niet overal eenduidig gedocumenteerd. Daarom schakelde de organisatie Student Consultant in.

De uitdaging

Binnen de ondersteunende processen van MTB, zoals finance, HR en business control, waren niet alle werkwijzen op dezelfde manier vastgelegd. Daardoor ontstonden verschillende routes voor hetzelfde proces.

Een concreet voorbeeld was het declaratieproces. De ene declaratie werd via een formulier ingediend, de andere via mail, en weer een andere werd mondeling of op papier bij iemand neergelegd. Daardoor was niet altijd duidelijk welke route gevolgd moest worden, waar iets bleef liggen en wie verantwoordelijk was voor de volgende stap.

Dat speelde breder dan alleen declaraties. Ook processen rondom investeringen, jaarafsluiting, jaarrekening en maandrapportages vroegen om meer structuur.

De uitdaging was daarom niet om direct processen te optimaliseren, maar om eerst de huidige situatie goed vast te leggen:

Hoe lopen de processen nu echt, welke route hoort gevolgd te worden en waar liggen de verantwoordelijkheden?

De aanpak

Student Consultant ging samen met MTB stap voor stap aan de slag met het documenteren van de ondersteunende processen.

Het project werd uitgevoerd door Jop Huijben en Sam Costans. Jop had formeel de rol van projectleider, maar in de praktijk werkten Jop en Sam allebei inhoudelijk mee aan het ophalen, structureren en uitwerken van de processen.

De aanpak bestond uit vier belangrijke stappen.

1. Vaststellen welke processen gedocumenteerd moesten worden

Het project startte met gesprekken met afdelingshoofden. Samen met hen werd bepaald welke processen het belangrijkst waren om vast te leggen.

Daarbij stond steeds de vraag centraal:

Waar gaat het nu mis, waar ontbreekt overzicht en welke processen vragen om meer duidelijkheid?

Op basis van deze gesprekken ontstond een eerste lijst met processen. Die lijst werd vervolgens gevalideerd met de opdrachtgever. Daarna werd per proces bepaald welke medewerkers betrokken moesten worden bij de documentatiesessies.

2. Brownpaper-sessies met betrokken medewerkers

Voor elk proces organiseerde Student Consultant een fysieke brownpaper-sessie. Daarbij kwamen de relevante medewerkers bij elkaar om het proces stap voor stap uit te tekenen.

De groep werd bewust beperkt gehouden. Per proces zaten maximaal ongeveer vijf personen aan tafel, zodat er genoeg inhoudelijke kennis aanwezig was zonder dat de sessie onoverzichtelijk werd.

De sessies bestonden uit twee fases.

In de eerste fase werd het proces visueel opgebouwd. Welke stap komt eerst? Wat gebeurt daarna? Waar ontstaat een overdracht? Welke informatie is nodig? Gedurende de sessie verschoven stappen soms nog, omdat medewerkers vanuit verschillende perspectieven naar hetzelfde proces keken.

In de tweede fase werden verantwoordelijkheden vastgelegd. Per processtap werd bepaald wie de stap uitvoert, wie eindverantwoordelijk is en wie geïnformeerd of betrokken moet worden. Hiervoor werd het RASCI-model gebruikt.

3. Vertaling naar procesdocumentatie

Na de sessies werden de opgehaalde processen uitgewerkt in professionele documentatie.

Student Consultant leverde onder andere op:

• procesflows in Visio;

• RASCI-matrices in Excel;

• gekoppelde risico’s per processtap;

• gekoppelde documenten en werkinstructies;

• centrale publicatie van de documentatie op het intranet.

De procesflows maakten zichtbaar hoe het proces loopt. De RASCI’s maakten duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. De gekoppelde risico’s hielpen om inzichtelijk te maken waar aandachtspunten zaten. De werkinstructies zorgden voor verdere verdieping op specifieke processtappen.

Zo ontstond niet alleen een overzicht van processen, maar een praktische basis die medewerkers daadwerkelijk konden gebruiken.

4. Borging binnen de organisatie

Een belangrijk onderdeel van het project was borging.

Procesdocumentatie heeft pas waarde als die vindbaar, actueel en onderhoudbaar blijft. Daarom werd de documentatie centraal geplaatst op het intranet van MTB, zodat processen organisatiebreed toegankelijk werden.

Daarnaast werd per proces iemand verantwoordelijk gemaakt voor het beheer. Als een proces verandert, loopt de aanpassing via die procesverantwoordelijke.

Ook zijn twee medewerkers binnen MTB opgeleid om zelf processen te documenteren, aan te passen en te publiceren. Daarmee werd de kennis niet alleen opgeleverd, maar ook overdraagbaar gemaakt binnen de organisatie.

Het resultaat

MTB beschikt nu over een centrale basis voor procesdocumentatie. Medewerkers kunnen terugvinden hoe processen lopen, welke stappen gevolgd moeten worden en waar verantwoordelijkheden liggen.

Dat helpt bij:

• kennisborging;

• consistente uitvoering;

• duidelijkheid over verantwoordelijkheden;

• inzicht in procesrisico’s;

• overdraagbaarheid naar nieuwe medewerkers;

• het actueel houden van procesdocumentatie.

De grootste waarde zit niet alleen in de documenten zelf, maar ook in het gesprek dat door het project op gang kwam. Door processen samen met medewerkers uit te tekenen, werd zichtbaar waar routes verschilden, waar verantwoordelijkheden onduidelijk waren en waar kennis vooral bij individuele medewerkers zat.

Zoals Jop het samenvatte:

“Procesdocumentatie lijkt operationeel, maar raakt uiteindelijk aan iets groters: hoe zorg je dat kennis niet alleen in hoofden zit, maar toegankelijk wordt voor de organisatie?”

De kracht van Student Consultant

Voor procesdocumentatie is de bereidheid van medewerkers om mee te werken essentieel. Je krijgt processen pas goed in kaart als mensen open vertellen hoe het werk in de praktijk echt verloopt.

Juist daar zag Jop de kracht van Student Consultant.

Student consultants komen binnen met een frisse blik, stellen praktische vragen en worden vaak laagdrempelig benaderd door medewerkers. Dat helpt om open gesprekken te voeren, zonder de afstand die soms ontstaat bij traditionele consultancy.

Tegelijkertijd werd het project professioneel opgepakt. Met begeleiding, senioriteit en een duidelijke aanpak was Student Consultant in staat om een volwassen procesdocumentatieproject uit te voeren.

Volgens Jop laat dit project goed zien dat organisaties voor dit soort vraagstukken niet altijd een grote consultancyorganisatie nodig hebben:

“Met goede begeleiding en de juiste projectaanpak kunnen student consultants dit soort opdrachten uitstekend uitvoeren.”

Fundament voor verdere verbetering

Het project bij MTB was bewust gericht op documentatie van de huidige situatie. Daarmee ontstond een fundament voor verdere verbetering.

Voordat je processen kunt optimaliseren, moet je eerst weten hoe ze lopen, wie betrokken is en waar verantwoordelijkheden liggen. Student Consultant hielp MTB om die basis helder neer te zetten.

Voor MTB betekent dat meer overzicht en betere borging. Voor Student Consultant is het een sterk voorbeeld van hoe jonge consultants, met de juiste begeleiding, praktische waarde kunnen leveren binnen complexe organisaties.

Benieuwd naar andere klantcases van Student Consultant? Lees dan eens de Triaspect klantcase over een exploratief onderzoek naar AI of bekijk onze afgeronde projecten per sector.

Benieuwd wat Student Consultant voor jouw organisatie kan betekenen?