Voldoen aan wet- en regelgeving middels procesmodellering

Voor overheidsinstanties start het jaar meestal met een hoop nieuwe wetten en regelgevingen. Zo zijn bijvoorbeeld op 1 januari 2024 voor gemeenten de Omgevingswet en de verandering in het naamrecht ingegaan, en zijn gemeenten vanaf dit jaar verplicht om een meldpunt in te stellen voor ongewenst verhuurgedrag (meldpunt goed verhuurderschap).

Als een nieuwe wet- of regelgeving van kracht gaat is het belangrijk dat processen en procedures omtrent de wet goed geregeld en goed geïmplementeerd zijn. Dit geldt niet alleen voor nieuwe wetten en regelgevingen. Ook als een bestaande wet- of regelgeving wordt aangepast, zoals de oprichting van het meldpunt binnen de Wet goed verhuurderschap, is het belangrijk dat de processen hierop aangepast worden. Wordt dit niet gedaan, dan kan dit grote gevolgen hebben, zoals inefficiëntie in de organisatie door onnodige handelingen of zelfs bestuursrechtelijke procedures door het niet naleven van wet- en regelgevingen. Procesmodellering kan helpen om deze gevolgen te voorkomen.

Wat is nu precies een procesmodel?

Een procesmodel bestaat in essentie uit twee onderdelen. Ten eerste heb je het proces zelf, bestaande uit de uit te voeren activiteiten, ofwel de processtappen, de performance metrics, de proces controls en de input en output. Ten tweede heb je procesmanagement. Procesmanagement gaat over de beheersing van het proces en omvat de verdeling van rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces, de proces governance en de methoden om risico's in het proces te managen. 

Naast het proces zelf zijn er ook externe en interne factoren die invloed hebben op het procesmodel waar rekening mee gehouden dient te worden bij het optimaal inrichten van een proces. Bij externe factoren kan je bijvoorbeeld denken aan de behoeften vanuit de inwoners, standaarden binnen publieke organisaties en algemene wetten en regelgevingen. Bij interne factoren gaat het vooral om bijvoorbeeld de hoeveelheid tijd en geld die beschikbaar is.

Hoe zorg je er nu voor dat processen goed geregeld zijn?

De eerste stap is het identificeren van het proces. Het doel moet vastgesteld zijn, de scope moet bepaald worden en bijbehorende methodes en middelen moeten vastgesteld worden. Zodra het proces is geïdentificeerd kan het verder uitgewerkt worden in de ontdekkingsfase. Tijdens deze stap wordt het proces verder vormgegeven en wordt bijvoorbeeld bepaald waar het proces moet beginnen en eindigen, hoe het proces er momenteel uitziet, welke input nodig is en wat de doorlooptijd van het proces is. Vervolgens wordt in de laatste stap, de ontwerpfase, het proces tot in detail uitgewerkt: De processtappen die nodig zijn om de gewenste output te behalen worden in kaart gebracht, de verantwoordelijkheden van iedere processtap wordt vastgesteld in een RACI model, en alle rollen, verantwoordelijkheden en afspraken worden gedocumenteerd in een procesmanagement document.

Met het doorlopen van deze stappen bij iedere nieuwe of aangepaste wet- en regelgeving zorg je ervoor dat de processen evenals de verantwoordelijkheden duidelijk zijn in de organisatie. Hierdoor verhoog je de efficiëntie en verlaag je de kans op fouten in de dagelijkse omgang met deze wetten en regelgevingen.

Meer dan 100 organisaties zijn al voorgegaan!